Почему вам стоит задуматься о переносе бухгалтерии в облако?

Сегодня бизнес в Украине всё чаще сталкивается с нестабильностью, война многократно усилила все возможные риски. Поэтому для многих компаний стало очевидным — держать бухгалтерию на одном компьютере в офисе уже небезопасно и попросту нерационально.

Облачное решение на базе виртуального сервера VDS становится отличной альтернативой: это надёжно, удобно и гибко. Доступ к 1С или BAS, M.E.Doc, отчётности и другим важным системам — из любой точки мира, в любое время. Не нужны локальные сервера и дорогостоящая техника — всё работает в облаке, под контролем и с техподдержкой.

Но почему переход в облако — это не просто модный тренд, а вполне практичный шаг? Давайте разберёмся.

Что не так с локальной бухгалтерией?

На первый взгляд, привычное локальное решение может казаться удобным. Стоит компьютер, на нём — 1С, бухгалтер работает, отчёты отправляются. Но стоит случиться чему-то непредвиденному — и бизнес останавливается.

Например:

• Сломался компьютер — и всё, база недоступна;
• Вирус или шифровальщик (помним вирус Petya) — можно попрощаться с данными (много-много компаний уже попрощались);
• Нет резерва или он устарел — восстановить ничего не получится (удивительно, но многие не имеют даже банального бекапа);
• Бухгалтер в отпуске или заболел — никто не имеет доступа к системе (ну правильно, а зачем туда без разрешения бухгалтера лазить).

Добавим сюда нестабильный интернет (бывает), перебои с электричеством и необходимость постоянной поддержки — и становится ясно: локальные решения работают только когда всё идеально. А в реальности — чаще наоборот.

Почему облако — это не дань моде!

Облачный сервер — это отдельная машина в дата-центре, которую вы арендуете под свои нужды, и арендуете очень и очень недорого (от 350 ₴ / месяц). На неё устанавливаются все ваши привычные программы: бухгалтерия, M.E.Doc, офисные приложения. Вы работаете в привычной среде, только теперь она доступна из любой точки, где есть интернет.

Плюсы перехода:

• Безопасность — все данные хранятся в защищённом дата-центре с резервным копированием;
• Доступность — можно подключиться к серверу с ноутбука, планшета, домашнего ПК;
• Поддержка — все технические задачи берут на себя специалисты;
• Гибкость — можно легко увеличить ресурсы сервера, если вырастет нагрузка;
• Экономия — не нужно покупать дорогой офисный сервер и оплачивать системного администратора.

По сути, облако снимает с вас головную боль за инфраструктуру. Вы просто работаете — как и раньше, только спокойнее, а главное недорого.

Тарифы аренды сервера VPS под бухгалтерию

Как происходит процесс миграции в облако?

Сам процесс переезда — довольно тягучий, однако в 90% для клиента процедура бесплатная (акция компании SIDATA), если всё делать поэтапно. Вот краткий план:

1. Анализ текущей ситуации. Какие программы используются? Сколько сотрудников? Какие объёмы данных?
2. Подготовка. Обновляем программы, делаем резервные копии, собираем ключи ЭЦП, доступы к банку и лицензии.
3. Выбор сервера. Технические специалисты помогают подобрать конфигурацию под нужды бизнеса — без переплат, но с запасом.
4. Настройка. На сервер устанавливаются программы, создаются пользователи, настраивается резервное копирование.
5. Перенос. Все данные загружаются на сервер, проверяется корректность работы.
6. Тест. До запуска — проверка: заходят ли пользователи, открывается ли база, отправляются ли документы.
7. Переход в работу. Старое решение закрывается, сотрудники начинают работу в новом облачном окружении.

Что может пойти не так и как этого избежать?

Даже самый понятный процесс требует внимания. Вот несколько типичных ошибок и как их предотвратить:

• Нет бэкапа. Без резервной копии любые сбои станут катастрофой. Бэкап — всегда.
• Слабый сервер. Экономия на конфигурации = тормоза и жалобы. Лучше обсудить требования с техподдержкой.
• Забыли лицензии, ключи. Без них не запустится даже базовая бухгалтерия. Составьте чек-лист перед миграцией.
• Нет тестирования. Ошибки могут вылезти через пару дней. Нужно прогнать базовые операции до запуска.
• Работа на двух системах. Рассинхронизация, путаница, дубли — работаем только в одной среде.

Не стоит волноваться. Если вы выбираете провайдера вроде SIDATA, то техническую часть специалисты берут на себя полностью: от подбора сервера до переноса всех данных (акция от SIDATA — миграция бесплатно). Помогут на каждом шаге, подскажут, проверят, обучат. К тому же — в большинстве случаев делают всё это бесплатно для клиента.

Идем в облако?

Облачная бухгалтерия — это не про моду, а про безопасность, гибкость и комфорт. Она не зависит от офисной розетки, погоды за окном или физического местоположения бухгалтера. Всё, что вам нужно — интернет и логин. Всё остальное уже будет работать.

Если вы всё ещё держите бухгалтерию на одном компьютере — возможно, стоит задуматься, не пора ли это изменить?